Как я организовал тимлидерскую базу знаний
Я давно хотел начать писать что-то о своей работе, но всегда ощущал себя недостойным, ведь вокруг меня находятся куда более умные люди. Однако сейчас я, наконец, взглянул на свой опыт иначе и решился: я готов попробовать блог.
Начать я решил с интересной, на мой взгляд, темы - как можно вести личную базу знаний всего, что происходит вокруг. Как собрать в одном месте управление командой, рабочие процессы и, самое главное, сделать это масштабируемым.
План
Я люблю всё планировать, и статьи - не исключения. Что мы сегодня обсудим:
- Почему из всех инструментов я выбрал именно Notion;
- Какие критерии были важны для меня при составлении базы знаний;
- Как выглядит моя база знаний.
Почему я остановился на Notion
Я пробовал множество различных инструментов для работы с текстом и хранения информации, начиная с бумажных блокнотов и Заметок Apple, и заканчивая Ulysses и несколькими другими менее известными редакторами. Однако ни один из них не смог удовлетворить мои потребности так, как это сделал Notion.
Что же делает Notion таким особенным? Прежде всего, это целый конструктор. В нём всё создаётся с помощью блоков, каждый из которых может иметь свою собственную стилистику. Можно создавать заголовки, списки, разделители, цитаты, спойлеры и многое другое. Есть возможность загружать фотографии, видео и файлы, а также встраивать ссылки. Notion умеет интегрироваться с другими сервисами. Например, с Miro, благодаря чему можно встроить в свой документ целую интерактивную доску.
Однако самый мощный интрумент в Notion, на мой взгляд - это базы данных. Эта привычная для разработчика вещь представлена здесь совершенно иначе. Можно создавать таблицу из колонок различных типов, включая формулы для автоматического заполнения данными. Однако ключевая особенность заключается в том, что каждая запись - это отдельная страница, которую можно наполнять любыми другими блоками. Хоть создать новую базу данных внутри. Есть и различные представления этих данных, но об этом я расскажу подробнее в третьем разделе статьи, когда мы перейдём к примерам.
Если вам интересно узнать больше, рекомендую ознакомиться с руководством по работе с базами данных от NotionBox. В нём всё разложено по полочкам, ещё и картинки для наглядности есть.
Какие критерии важны для меня
Теперь, когда мы разобрались с инструментом, перейдем к критериям, на которые я опирался при создании рабочей базы знаний. Вот список того, что мне важно отслеживать как тимлиду:
- Список задач;
- Наблюдения о сотрудниках;
- Key Performance Indicators (KPI);
- Подготовка и протоколы one to one;
- Подготовка и протоколы performance review;
- Учёт переработок;
- Гибкая работа с тематическими задачами и проектами.
Рассмотрим каждый пункт подробнее.
Список задач
Когда я был разработчиком, все мои задачи находились в YouTrack (как Jira, только от JetBrains). Однако, когда я перешёл на позицию лида, часть моих задач пропала с командной доски. Я начал заниматься работой с людьми, составлением планов, подготовкой ко встречам и многим другим, о чём важно не забывать и отслеживать прогресс. Также порой у меня появляются идеи, которые необходимо где-то записывать для последующей проработки.
Для этого мне нужен инструмент, позволяющий не держать всё в голове. В ней и так много информации.
Наблюдения (заметки)
Есть у меня одна особенность - мне интересно наблюдать за людьми со стороны и записывать свои наблюдения. “Ты что, сталкер?” - зададите вы резонный вопрос. Не поверите, но это очень полезный навык! Я использую сохранённую таким образом информацию при подготовке к one-to-one встречам, при составлении планов обучения, да и в целом для анализа особенностей каждого сотрудника и нахождения верного подхода к взаимодействию.
Порой ко мне за обратной связью обращаются руководители других команд и подразделений, а наличие таких заметок позволит мне предоставить более полную информацию.
KPI сотрудников
Когда мне, как сотруднику, ввели KPI, я столкнулся с одной неочевидной проблемой. KPI мы формируем в начале квартала, но у бизнеса есть свойство менять свои приоритеты. Из-за этого на сотрудников сваливается много новых побочных задач, на которые приходится отвлекаться. В этом хаосе легко позабыть о своих квартальных задачах, а когда подходит период отчётов - начинается нервотрёпка.
Самый простой способ избежать этого - записывать все приоритеты и регулярно проверять их. Можно фиксировать не только формулировку задачи, но и запросить Definition of Done - требуемый результат. Наличие этой информации позволит исключить двойное трактование задачи.
One to one
Для меня важно постоянно понимать потребности моей команды. Когда я был разработчиком, я остро ощутил на себе отсутствие регулярных встреч один на один с руководителям. Мне приходилось самостоятельно инициировать такое общение и сильно ограничивать список тем, чтобы обсудить только самое важное.
Только став руководителем, я понял, почему встречи были такими редкими. Организовать их не так-то просто. Недостаточно просто добавить звонок в календарь, к нему нужно основательно подготовиться, не забыв поднять перед этим все свои заметки. Не менее важно во время разговора вести протокол, чтобы в будущем на свежую голову проанализировать встречу и подсветить для себя упущенные моменты. Наличие протокола, кстати, может пригодиться при планировании следующей встречи.
Performance Review
Я всегда хотел развиваться, но часто не видел заинтересованности в этом со стороны моих работодателей. Меня выручала моя инициативность и я первый начинал разговоры об обучении, но ведь не все разработчики такие. Опыт подсказывает, что большинство из них крайне замкнутые люди, которые стесняются подойти и попросить помощи.
Первое, что я начал делать, перейдя на позицию лида - начал активно заниматься составлением индивидуальных планов развития для сотрудников из моей команды. Для этого мне пришлось продумывать схему проведения Performance Review, задача которого как раз понять, что интересно сотруднику и компании и как это взаимовыгодно развить. Это объёмная и трудозатратная работа, которую невозможно удержать в голове и лучше фиксировать текстом.
Переработки
Переработки - тема интересная и щекотливая. Если вы уже готовите тапки со словами “ага, у них тут перерабатывают!”, то подождите, сейчас всё расскажу.
В нашей компании никто не требует переработок, но так уж сложилось, что у нас работают задроты (в хорошем смысле этого слова). Некоторые любят потратить свой выходной на получение дофамина от выполнения рабочих задач, и я, к сожалению, не исключение. Благо, все согласованные переработки оплачиваются.
У нас заведено правило - если хочешь поработать в выходные, сначала согласуй это со своим руководителем. Во-первых, руководство будет знать, что ты не валял дурака и тебе заплатили за результат. Во-вторых, это позволяет вносить корректировки в планирование. Мы определяем список задач, которые сотрудник собирается выполнить в выходной, после чего в понедельник происходит проверка, всё ли пошло по плану.
Чтобы не держать в голове задачи сотрудников на выходные, логично будет их куда-нибудь записать.
Тематические страницы
Помните, я говорил о том, что часть моих задач ушла с командной доски?
Зачастую это или анализ чего-либо или проработка какой-то идеи. Тематические странички позволят иметь для каждой такой задачи отдельное место, куда можно заносить все мысли и в целом вести своего рода документацию.
Как выглядит моя база знаний
Переходим к самому интересному - примерам. Стоит признаться, что я веду свою базу знаний уже больше года и актуальная её версия - уже третья по счёту. Сначала это были простые странички, собранные в одном месте, а сейчас… посмотрите сами.
Дашборд
Главная страница базы знаний выглядит так:
Я организовал эту страницу в виде нескольких баз данных. Быстрые действия - это кнопки, при нажатии которых создаётся запись в нужной таблице с нужным шаблоном. Под ними - список баз данных, нажав на которые можно перейти ко всем записям.
В основной области находится список задач - те самые задачки-напоминания из первого критерия предыдущей главы. Под ними идут разделы с командой и внешними сотрудниками. Это тоже базы данных, только их представление сделано в виде небольших прямоугольных блоков.
Завершает дашборд раздел с тематическими страницами. Это тоже отдельная база данных, в которой я веду львиную долю своих работ. Например, в этом квартале у меня в KPI заложена разработка системы обучения сотрудников и написание обучающих курсов. Для этого я создал страницу Система обучения, добавив к ней теги: Команда, Компания и Нужно сделать. Последний мне нужен для того, чтобы не потерять в общей массе страницы, над которыми я работаю.
Обратите внимание на наличие вкладок в каждом разделе. Фактически это фильтрация записей для удобного поиска нужных. Есть и обычный текстовый поиск, но за полтора года работы в Notion я им ни разу не пользовался.
Страница сотрудника
Перейдём к страницам сотрудников. Все они оформляются по такому шаблону:
Слева я вывел оглавление для быстрого перехода к нужному разделу и такие же кнопки для быстрого добавления записей, которые вы видели ранее на дашборде.
Дальше я разместил раздел с историей, в который делаю пометки о прошлом сотрудника до того, как он попал в нашу компанию или в мою команду. Это может быть его резюме с моими заметками, страница с онбордингом и другие интересные факты. После него идёт раздел с рабочими моментами, который сейчас состоит только из заполненных командных ролей Белбина.
Далее разделы идут уже в порядке важности и частоты наполнения. Первый - это KPI. Я задумал проводить регулярное их обсуждение, чтобы и я, и сотрудник понимали, что нам нужно сделать, чтобы успеть завершить каждую задачу. Внутри каждого пункта из KPI указан Definition of Done - на что будут смотреть при оценке выполнения этой задачи.
Следующий раздел - те самые наблюдения. Каждое из них привязано к конкретной дате и имеет свою окраску: позитивную, нейтральную или негативную. Следом идёт раздел с one to one встречами. Каждая запись содержит всю информацию: и подготовку к разговору, и план этого разговора, и протокол, и обработанные мною итоги (саммари из протокола). Возможно, я выпущу отдельную статью про то, как этот процесс происходит от и до, настолько там много нюансов.
Самый малочисленный пока что раздел - это Performance Review. Он проводится раз в полгода, поэтому и записей здесь много не будет. О его наполнении я тоже расскажу в отдельной статье.
И, наконец, последний раздел - переработки. Внутри довольно простая структура из разделов Планы и Фактический результат. В первом я перечисляю договорённости с сотрудником по поводу задач, которые он хочет завершить за выходной, а во втором - что он фактически сделал.
Тематические страницы
Теперь давайте рассмотрим, что я подразумеваю под тематическими страницами. Это ещё одна база данных.
Мой KPI
У меня, само собой, тоже есть KPI. Но так как я не веду свою отдельную страницу в разделе Команда (не буду же я о себе наблюдения записывать и проводить Performance Review?), мне нужно их как-то отслеживать. Я сделал отдельную запись и организовал там базу данных со своими KPI. Они привязаны к кварталу, имеют приоритет и статус. В целом, всё то же самое, что было на странице сотрудников.
Когда у меня запрашивают отчёт по своим задачам, я открываю эту страницу, вывожу всё в PDF и отправляю на проверку.
Копилка успехов
Любой руководитель сталкивается с проблемой удовлетворённости от своей работы. Когда ты разработчик, всё просто - сделал задачу, её задеплоили на прод и ты увидел свою рабочую функциональность. У руководителей почти все задачи делаются на долгосрочную перспективу, поэтому и первые результаты мы можем получить через несколько месяцев, а то и через полгода.
Я давно вынашивал идею, что нужно записывать свои маленькие победы и обращаться к ним в трудную минуту. Реализовал я это, как видите по датам, совсем недавно. Я записываю сюда как свои собственные победы, так и небольшие победы своих сотрудников, на которые я смог повлиять.
Идеи
Довольно часто мою голову посещают умные мысли. Чтобы их не упустить и подумать над ними позже, я создал отдельную страницу, чтобы их записывать.
У каждой идеи есть теги и статус. По умолчанию идея ждёт своего часа, чтобы я нашёл на неё время и проработал. После проработки она либо завершается успешно, либо завершается по ненадобности, когда я отказываюсь от идеи по тем или иным причинам.
Итоги
В этой статье я рассмотрел только мою рабочую базу знаний, которая относится к компании, в которой я сейчас работаю - к Читай Технологиям. Но на самом деле, создавать её можно для любой области вашей жизни.
Например, у меня есть отдельная база знаний общих тимлидерских компетенций. Я записываю туда общие моменты, которые не ограничиваются какой-то конкретной компанией. Например, как проводить Performance Review или One to one, веду там конспекты разных тематических митапов и конференций, которые посещаю.
Есть у меня и третья база знаний - с моей личной жизнью. В ней я храню книги, которые читал или хочу прочитать, и заметки о них. Фильмы и сериалы с аналогичной структурой, путешествия, напоминания и многое другое. Благо Notion даёт возможность организовать что угодно и масштабировать это как мне нравится.
Эта статья - первый шаг, поэтому я решил поделиться своим основным инструментом, который использую каждый день. Так или иначе, почти вся моя рабочая жизнь перетекла в Notion. Надеюсь, вам была полезна эта статья, а я буду очень рад обратной связи.
